Trong nhiều năm qua, Google Sheets và Excel luôn là những công cụ quen thuộc đối với dân văn phòng, kế toán, marketing, nhân sự hay developer. Tuy nhiên, việc nhập liệu và xử lý dữ liệu thủ công vẫn luôn là một công việc tốn thời gian, dễ sai sót và đòi hỏi người dùng phải nhớ hàng loạt công thức phức tạp như VLOOKUP, IF, ARRAYFORMULA, LEFT, RIGHT, REGEXMATCH…
Giờ đây, Google đang cố gắng thay đổi hoàn toàn cách con người làm việc với spreadsheet bằng tính năng mới mang tên “Fill with Gemini” — một công cụ AI tích hợp trực tiếp trong Google Sheets có khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên và tự động điền dữ liệu thay cho người dùng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu:
- “Fill with Gemini” là gì?
- AI này hoạt động như thế nào?
- Thử nghiệm thực tế ra sao?
- Và liệu nó có thực sự hữu ích trong công việc hàng ngày hay không?
“Fill with Gemini” là gì?
“Fill with Gemini” là tính năng AI mới của Google Sheets sử dụng mô hình Gemini để hỗ trợ:
- tự động nhập dữ liệu,
- phân loại thông tin,
- tóm tắt nội dung,
- chuẩn hóa dữ liệu,
- và xử lý bảng tính bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Thay vì phải:
- viết công thức,
- nhớ cú pháp,
- hoặc thao tác thủ công hàng trăm dòng dữ liệu,
người dùng giờ chỉ cần: mô tả yêu cầu bằng tiếng Anh thông thường.
Ví dụ:
- “Phân loại phản hồi khách hàng thành tích cực hoặc tiêu cực”
- “Tách số điện thoại từ đoạn văn bản”
- “Chuẩn hóa tên tỉnh thành”
Sau đó Gemini sẽ tự động hiểu dữ liệu và điền kết quả cho toàn bộ bảng tính.
AI này hoạt động như thế nào?
Google thiết kế “Fill with Gemini” theo 2 cách sử dụng chính:
1. Fill bằng Prompt (Ra lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên)
Bạn chọn vùng ô trống → nhập yêu cầu → Gemini tự động xử lý dữ liệu.
Ví dụ: “Dựa vào cột A, hãy phân loại khách hàng thành VIP hoặc Thường”
Gemini sẽ:
- đọc dữ liệu,
- hiểu nội dung,
- và tự điền kết quả vào cột mới.
Điểm đặc biệt là AI không chỉ nhìn keyword đơn giản mà còn hiểu ngữ nghĩa của câu.
2. Fill bằng ví dụ mẫu (Drag-and-drop)
Bạn chỉ cần:
- nhập 1–2 dòng mẫu,
- kéo xuống như Auto Fill truyền thống.
Gemini sẽ:
- phân tích pattern,
- hiểu quy luật,
- và tự động xử lý phần còn lại.
Khác biệt lớn nhất so với Auto Fill cũ là: AI hiểu “ý nghĩa dữ liệu”, chứ không chỉ copy theo pattern ký tự.
Trải nghiệm thực tế: Test “Fill with Gemini”
Để hiểu rõ hơn, tôi đã thử tạo một bảng Google Sheets mẫu và sử dụng tính năng này trên dữ liệu thật.
Bài test 1 — Phân loại phản hồi khách hàng
Dữ liệu ban đầu
Mục tiêu
Tôi muốn AI tự phân loại:
- Tích cực
- Tiêu cực
Các bước thực hiện
Bước 1: Tạo cột mới: Phân Loại
Bước 2: Chọn vùng ô trống bên cạnh
Bước 3: Nhấn “Fill with Gemini”
Video demo:
Điều thú vị là Gemini hiểu được:
- “hỗ trợ nhiệt tình” là tích cực,
- “giao hàng quá lâu” là tiêu cực,
mà không cần viết bất kỳ công thức nào.
Bài test 2 — Tách số điện thoại tự động
Dữ liệu ban đầu
Cách làm
Tôi nhập thủ công: 0901234567 (ở dòng đầu tiên)
Sau đó kéo Auto Fill xuống dưới.
Video demo:
Kết quả
Gemini tự hiểu: tôi đang muốn “extract số điện thoại”.
Nó tự động điền:
- 0988888888
- 0911111111
- …
mà không cần:
- REGEX,
- MID,
- LEFT,
- FIND.
Bài test 3 — Chuẩn hóa dữ liệu lộn xộn
Dữ liệu đầu vào
Prompt sử dụng
=AI(“Based on the location names in Column A, correct and rewrite them into standard Vietnamese spelling and capitalization format (For example: convert ‘hà nội’ to ‘Hà Nội’, ‘tp hcm’ or ‘Sài Gòn’ to ‘TP. Hồ Chí Minh’).”)
Vì sao tính năng này đáng chú ý?
Để bạn dễ hình dung, hãy tưởng tượng tính năng “Fill with Gemini” giống như việc bạn thuê một trợ lý ảo ngồi kế bên. Bạn không cần phải dạy người trợ lý này các công thức toán học hay hàm Excel phức tạp (như VLOOKUP, IF, LEFT, RIGHT), mà chỉ cần giải thích bằng ngôn ngữ giao tiếp bình thường: “Xem cột này rồi điền hộ tôi cột bên cạnh” và AI sẽ tự động hiểu và làm thay bạn.
Đây là thay đổi rất lớn trong cách con người làm việc với spreadsheet:
- từ “viết công thức”
- sang “giao tiếp bằng ngôn ngữ tự nhiên”.
3 ví dụ thực tế cực kỳ hữu ích
Ví dụ 1 — Phân loại ý kiến khách hàng
Trước đây
Bạn phải:
- đọc từng dòng,
- tự gắn nhãn,
- hoặc viết logic keyword rất phức tạp.
Bây giờ
Chỉ cần prompt: “Nếu khách hàng hài lòng thì ghi Tích cực, nếu phàn nàn thì ghi Tiêu cực”
Gemini sẽ xử lý hàng nghìn dòng trong vài giây.
Ví dụ 2 — Tách dữ liệu từ văn bản lộn xộn
Ví dụ:Nguyễn Văn A - 0901234567 - Hà Nội
Gemini có thể tự:
- tách số điện thoại,
- tách địa chỉ,
- tách email,
- tách tên.
Không cần dùng công thức cắt chuỗi.
Ví dụ 3 — Chuẩn hóa dữ liệu
Ví dụ:
- “tp hcm”
- “Sai Gon”
- “sài gòn”
Gemini hiểu tất cả đều là: “TP. Hồ Chí Minh”.
Đây là khả năng mà các hàm truyền thống rất khó xử lý hoàn hảo.
Ứng dụng thực tế trong công việc hàng ngày
Theo quan điểm cá nhân, đây không chỉ là tính năng “auto fill”.
Nó là: bước chuyển từ spreadsheet truyền thống sang spreadsheet điều khiển bằng AI.
Tôi thấy tính năng này đặc biệt hữu ích cho:
1. Marketing & Customer Support
Có thể dùng để:
- phân loại feedback,
- summarize comment,
- tạo suggested replies,
- grouping issue type.
2. HR & Tuyển dụng
Có thể:
- phân loại CV,
- chuẩn hóa dữ liệu ứng viên,
- trích xuất thông tin từ form.
3. Sales & Operations
Dùng để:
- làm sạch dữ liệu,
- chuẩn hóa tên khách hàng,
- detect duplicate,
- phân nhóm sản phẩm.
4. Developer & Product Team
Có thể dùng để:
- organize bug report,
- categorize issue,
- summarize user feedback,
- generate release notes draft.
Điểm mạnh lớn nhất của “Fill with Gemini”
1. Không cần nhớ công thức
Người dùng phổ thông vẫn có thể xử lý dữ liệu phức tạp.
2. Tiết kiệm thời gian cực lớn
Những công việc:
- mất hàng giờ,
- hoặc vài ngày nhập liệu,
giờ có thể hoàn thành trong vài phút.
3. Hiểu ngữ nghĩa thực tế
Đây là điều spreadsheet truyền thống không làm được.
AI hiểu:
- cảm xúc,
- ý nghĩa,
- bối cảnh,
- và quy luật dữ liệu.
Hạn chế hiện tại
Dù rất ấn tượng, tính năng này vẫn có một số hạn chế:
- kết quả AI đôi lúc chưa hoàn toàn chính xác,
- cần kiểm tra lại với dữ liệu quan trọng,
- phụ thuộc ngữ cảnh prompt,
- dữ liệu quá đặc thù có thể khiến AI hiểu sai.
=> AI nên đóng vai trò “trợ lý”, không phải “thay thế hoàn toàn con người”.
Kết luận
“Fill with Gemini” cho thấy Google đang biến Google Sheets từ: một công cụ bảng tính truyền thống
=> một AI workspace có khả năng hiểu và thao tác dữ liệu như con người.
Điều quan trọng nhất không phải chỉ là “tự động điền dữ liệu”.
Mà là: người dùng giờ đây có thể làm việc với spreadsheet bằng ngôn ngữ tự nhiên thay vì công thức kỹ thuật.
Đây có thể là một trong những thay đổi lớn nhất của spreadsheet trong nhiều năm trở lại đây.