Category: Web app

Google Workspace Flows: Tự động hóa công việc với sức mạnh AI – Hướng dẫn toàn diện

Posted on by An Ha

I. Giới thiệu

Trong thời đại số hóa và làm việc từ xa ngày càng phổ biến, việc tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu các tác vụ lặp đi lặp lại trở thành ưu tiên hàng đầu của mọi tổ chức. Google đã giới thiệu một giải pháp đột phá mang tên **Google Workspace Flows** – một ứng dụng web được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo Gemini, giúp tự động hóa các quy trình công việc phức tạp mà không cần bất kỳ kỹ năng lập trình nào.

Được công bố tại sự kiện Google Next 2025, Workspace Flows đánh dấu bước tiến mới trong việc tích hợp AI vào công việc hàng ngày, cho phép người dùng tạo ra các quy trình tự động mạnh mẽ chỉ bằng ngôn ngữ tự nhiên. Đây không chỉ là một công cụ tự động hóa đơn thuần, mà còn là một trợ lý AI thông minh có khả năng nghiên cứu, phân tích và tạo nội dung để hỗ trợ công việc của bạn.

II. Google Workspace Flows là gì?

1. Định nghĩa và bản chất

Google Workspace Flows là một ứng dụng trực tuyến cho phép bạn tự động hóa các tác vụ hàng ngày và công việc thường xuyên trên các dịch vụ Google Workspace với sự hỗ trợ của Gemini – hoàn toàn không cần kỹ năng lập trình. Đây là giải pháp no-code với giao diện tương tự như chat với một chatbot AI, giúp bất kỳ ai cũng có thể tạo ra các quy trình tự động phức tạp.

Khác với các giải pháp tự động hóa truyền thống như Apps Script hay AppSheet, Workspace Flows không yêu cầu bạn phải hiểu biết về lập trình hay thiết lập Cloud Project. Bạn chỉ cần mô tả những gì bạn muốn tự động hóa bằng ngôn ngữ thường ngày, và Gemini sẽ tạo ra quy trình làm việc cho bạn.

2. Cách thức hoạt động

Workspace Flows hoạt động dựa trên ba thành phần cốt lõi:

2.1. Starters (Trình kích hoạt)

Đây là sự kiện hoặc lịch trình khởi động quy trình của bạn. Các ví dụ về starter bao gồm:
– Khi bạn nhận được email từ một người cụ thể
– Theo lịch trình định kỳ (ví dụ: mỗi thứ Hai lúc 9 giờ sáng)
– Khi có phản hồi mới từ Google Forms
– Khi ai đó đề cập đến bạn trong Google Chat Spaces
– Khi có file mới được thêm vào thư mục Drive
– Dựa trên sự kiện Google Calendar

2.2. Steps (Các bước hành động)

Đây là các hành động mà quy trình sẽ thực hiện sau khi được kích hoạt. Ví dụ:
– Trả lời email
– Cập nhật bảng tính
– Yêu cầu Gemini nghiên cứu một chủ đề
– Gửi thông báo qua Chat
– Tạo tài liệu mới trong Drive
– Lên lịch cuộc họp

2.3. Variables (Biến số)

Variables cho phép bạn kết nối thông tin từ bước này sang bước khác. Ví dụ, bạn có thể tự động lấy địa chỉ email của người gửi từ tin nhắn đến và thêm nó vào bảng tính.

3. Các tính năng nổi bật của Google Workspace Flows

3.1. Tự động hóa bằng ngôn ngữ tự nhiên

Không giống như các công cụ tự động hóa truyền thống đòi hỏi phải hiểu về logic lập trình, Workspace Flows cho phép bạn mô tả quy trình bằng tiếng Anh đơn giản. Ví dụ:

“Mỗi khi tôi nhận được email từ khách hàng, hãy đánh nhãn nó là ‘hỗ trợ’, sau đó soạn thảo phản hồi dựa trên tài liệu FAQ này”*

Gemini sẽ tự động tạo ra quy trình hoàn chỉnh với các bước cần thiết, bạn chỉ cần kiểm tra và điều chỉnh nếu cần.

3.2. Các bước AI chuyên biệt

Workspace Flows cung cấp nhiều loại bước AI tối ưu cho các mục đích khác nhau:

Ask Gemini (Hỏi Gemini)
– Tốt nhất cho các câu hỏi chung hoặc tạo văn bản
– Có thể tìm kiếm thông tin trên web
– Tóm tắt trạng thái dự án dựa trên ghi chú họp và bảng tính
– Soạn thảo nội dung dựa trên yêu cầu

Ask a Gem (Hỏi một Gem)
– Sử dụng khi cần chuyên môn của một Gem cụ thể
– Tạo ý tưởng bán hàng dựa trên biểu mẫu quan tâm của khách hàng
– Sử dụng Gem tùy chỉnh được đào tạo trên tài liệu của bạn

Decide (Quyết định)
– Cho phép quy trình chỉ chạy khi đáp ứng điều kiện chủ quan hoặc phức tạp
– Lọc email có giọng điệu tức giận
– Phát hiện file về chủ đề cụ thể
– Nhận diện phản hồi tích cực

Extract (Trích xuất)
– Rút ra thông tin cụ thể từ văn bản
– Trích xuất số đơn hàng, số điện thoại, địa chỉ
– Tìm các mục hành động từ email hoặc ghi chú

Summarize (Tóm tắt)
– Tóm tắt chuỗi email
– Tóm tắt email chưa đọc
– Tóm tắt nội dung tài liệu
– Rút ra insights từ bảng tính

3.3. Điều kiện và logic phức tạp

Workspace Flows hỗ trợ hai loại bước kiểm tra điều kiện:

Decide (AI-powered)
– Sử dụng Gemini để đánh giá điều kiện bạn mô tả là đúng hay sai
– Có thể xử lý điều kiện phức tạp và chủ quan
– Cho phép chỉ định nhiều điều kiện cùng lúc

Check if (So sánh giá trị)
– So sánh các giá trị cụ thể
– Sử dụng toán tử logic như “is”, “is not”, “contains”
– Có thể kết hợp nhiều điều kiện với AND/OR

Bạn có thể tạo các quy trình con (substeps) chỉ chạy khi điều kiện được đáp ứng, cho phép kiểm soát tinh vi hành vi của agent.

3.4. Tích hợp ứng dụng bên thứ ba

Mặc dù hiện tại Workspace Flows tập trung chủ yếu vào các ứng dụng Google Workspace, nhưng đã có hỗ trợ cho các tích hợp bên thứ ba như:
– Asana (quản lý dự án)
– Mailchimp (email marketing)
– Salesforce (CRM)
– Và nhiều dịch vụ khác đang được bổ sung

Các tích hợp này cho phép bạn tự động hóa công việc xuyên suốt giữa Google Workspace và các công cụ kinh doanh khác mà tổ chức bạn đang sử dụng.

3.5. Templates sẵn có

Workspace Flows cung cấp nhiều mẫu có sẵn cho các tác vụ phổ biến:
– Thông báo khi quản lý gửi tin nhắn cho bạn
– Tự động tóm tắt các hành động được giao
– Chào mừng thành viên mới trong nhóm
– Gửi nhắc nhở theo lịch
– Cập nhật nhóm về thay đổi trong lịch họp
– Đánh giá mức độ khẩn cấp của công việc từ email

Những template này giúp bạn bắt đầu nhanh chóng mà không cần tạo từ đầu.

3.6. Kiểm soát nguồn dữ liệu

Trong các bước Ask Gemini và Ask a Gem, bạn có thể chọn nguồn dữ liệu mà Gemini được phép sử dụng:

Tất cả nguồn (mặc định)
– Web
– Gmail và Chat messages
– Files trong Drive (của bạn hoặc được chia sẻ)
– Calendar của bạn
– Nội dung từ các tích hợp đã liên kết

Chỉ Web
– Chỉ sử dụng các website công khai
– Gemini không thể truy cập dữ liệu tổ chức của bạn
– Phù hợp cho các quy trình chia sẻ thông tin ra bên ngoài tự động

Tính năng này giúp bạn: Kiểm soát quyền riêng tư và bảo mật thông tin tổ chức.

4. Lợi ích và sự tiện lợi

4.1. Tiết kiệm thời gian đáng kể

Workspace Flows giúp loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép bạn tập trung vào công việc có giá trị cao hơn. Thay vì phải:
– Thủ công phân loại và gắn nhãn hàng trăm email mỗi ngày
– Sao chép thông tin giữa các ứng dụng khác nhau
– Tự tóm tắt các cuộc họp và email dài
– Nhắc nhở thủ công về các deadline

Bạn có thể để Workspace Flows tự động xử lý tất cả những việc này, tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần.

4.2. Không cần kỹ năng lập trình

Đây là lợi ích lớn nhất so với các giải pháp tự động hóa truyền thống:
– Không cần học Apps Script, JavaScript, hoặc bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào
– Không cần thiết lập môi trường phát triển
– Không cần hiểu về API và webhooks
– Chỉ cần mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên những gì bạn muốn

Điều này mở ra khả năng tự động hóa cho tất cả mọi người trong tổ chức, không chỉ đội ngũ IT.

4.3. Tích hợp sâu với hệ sinh thái Google Workspace

Workspace Flows được thiết kế đặc biệt cho Google Workspace, do đó:
– Tích hợp mượt mà với Gmail, Drive, Calendar, Chat, Docs, Sheets
– Không cần xác thực phức tạp giữa các ứng dụng
– Hiểu rõ cấu trúc dữ liệu của các ứng dụng Workspace
– Tận dụng được đầy đủ sức mạnh của Gemini đã tích hợp trong Workspace

4.4. Bảo mật và tuân thủ

Vì Workspace Flows là một phần của Google Workspace:
– Dữ liệu được lưu trữ an toàn trong môi trường Workspace của bạn
– Tuân thủ các chính sách bảo mật và quản trị mà admin đã thiết lập
– Không cần lo lắng về việc dữ liệu tổ chức bị chia sẻ với dịch vụ bên thứ ba không đáng tin cậy
– Có kiểm soát chi tiết về quyền truy cập và chia sẻ

4.5. Dễ dàng chia sẻ và cộng tác

Bạn có thể:
– Chia sẻ quy trình với đồng nghiệp
– Sao chép và tùy chỉnh quy trình của người khác
– Tạo thư viện các quy trình chung cho toàn tổ chức
– Cho phép nhiều người cùng hưởng lợi từ một quy trình tốt

4.6. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Workspace Flows có thể xử lý từ các tác vụ đơn giản đến phức tạp:
– Bắt đầu với quy trình đơn giản 2-3 bước
– Dần dần thêm các bước phức tạp hơn
– Kết hợp nhiều quy trình con với logic điều kiện
– Tích hợp nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau

III. Các use case hiệu quả

1. Quản lý email và hộp thư đến

Use case: Tự động phân loại và ưu tiên email

Tình huống: Bạn nhận hàng trăm email mỗi ngày và mất nhiều thời gian để phân loại, xác định email quan trọng cần xử lý ngay.

Giải pháp với Workspace Flows:
– Starter: Khi nhận được email mới
– Bước 1: Gemini phân tích nội dung, tone và người gửi
– Bước 2: Decide – xác định mức độ ưu tiên (cao, trung bình, thấp)
– Bước 3: Tự động gắn nhãn tương ứng
– Bước 4: Với email ưu tiên cao, gửi thông báo qua Chat
– Bước 5: Tóm tắt nội dung chính và gửi cho bạn

Kết quả: Bạn luôn biết email nào cần xử lý ngay, tiết kiệm hàng giờ phân loại thủ công mỗi tuần.

Use case: Tự động trả lời email khách hàng

Tình huống: Đội hỗ trợ khách hàng nhận nhiều câu hỏi lặp lại, mất thời gian soạn phản hồi tương tự.

Giải pháp:
– Starter: Email mới có nhãn “Hỗ trợ khách hàng”
– Bước 1: Extract – trích xuất vấn đề chính từ email
– Bước 2: Ask a Gem – sử dụng Gem “Customer Service Helper” được đào tạo với kiến thức sản phẩm và chính sách
– Bước 3: Gem tìm kiếm giải pháp trong tài liệu sản phẩm
– Bước 4: Soạn thảo email phản hồi chuyên nghiệp
– Bước 5: Lưu draft trong Gmail để nhân viên xem lại trước khi gửi

Kết quả: Giảm 70% thời gian soạn email, đảm bảo phản hồi nhất quán và chính xác.

2. Quản lý dự án và theo dõi công việc

Use case: Tự động cập nhật tiến độ dự án

Tình huống: Quản lý dự án cần tổng hợp cập nhật từ nhiều nguồn: email, chat, tài liệu, bảng tính.

Giải pháp:
– Starter: Lịch trình hàng tuần (mỗi thứ Sáu lúc 4 giờ chiều)
– Bước 1: Recap unread emails – tóm tắt email chưa đọc từ thành viên nhóm
– Bước 2: Summarize – tóm tắt các thảo luận quan trọng trong Chat Spaces
– Bước 3: Ask Gemini – phân tích bảng theo dõi dự án trong Sheets
– Bước 4: Ask Gemini – tạo báo cáo tổng hợp tiến độ, rủi ro, và hành động cần thiết
– Bước 5: Tạo Google Doc với báo cáo
– Bước 6: Gửi email tới stakeholders với link tới báo cáo
– Bước 7: Post summary trong team Chat Space

Kết quả: Tiết kiệm 3-4 giờ mỗi tuần trong việc tổng hợp báo cáo, đảm bảo mọi người đều cập nhật.

Use case: Theo dõi action items từ cuộc họp

Tình huống: Sau mỗi cuộc họp, có nhiều action items được phân công nhưng dễ bị quên hoặc bỏ sót.

Giải pháp:
– Starter: Sau sự kiện Calendar (cuộc họp kết thúc)
– Bước 1: Truy cập ghi chú cuộc họp trong Drive (từ link trong sự kiện)
– Bước 2: Extract – trích xuất tất cả action items và người được giao
– Bước 3: Check if – kiểm tra xem có action item nào được giao cho bạn không
– Bước 4 (nếu có):** Gửi Chat notification cho bạn với danh sách action items
– Bước 5: Thêm action items vào bảng theo dõi trong Sheets
– Bước 6: Tạo reminder trong Calendar cho mỗi action item

Kết quả: Không bỏ sót action item nào, mọi người biết rõ trách nhiệm của mình ngay sau họp.

3. Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ

Use case: Xử lý phản hồi từ Google Forms

Tình huống: Công ty thu thập phản hồi khách hàng qua Forms, cần xử lý nhanh các vấn đề khẩn cấp.

Giải pháp:
– Starter: Khi có phản hồi mới trong Form
– Bước 1: Summarize – Gemini tóm tắt phản hồi
– Bước 2: Decide – xác định mức độ ưu tiên (cao, trung bình, thấp) và sentiment (tích cực, trung lập, tiêu cực)
– Bước 3: Check if – nếu ưu tiên cao hoặc sentiment tiêu cực
– Bước 4: Post ngay vào Customer Service Chat Space với tag @team
– Bước 5: Ask a Gem – Gem phân tích vấn đề và đề xuất giải pháp từ knowledge base
– Bước 6: Extract – trích xuất email khách hàng
– Bước 7: Soạn email draft phản hồi
– Bước 8: Thêm vào tracking sheet

Kết quả: Phản hồi nhanh với khách hàng không hài lòng trong vòng vài phút thay vì vài giờ hoặc ngày.

4. Marketing và truyền thông

Use case: Đảm bảo tính nhất quán về giọng điệu thương hiệu

Tình huống: Nhiều người tạo nội dung marketing, cần đảm bảo giọng điệu thương hiệu nhất quán.

Giải pháp:
– Starter: Khi file mới được thêm vào thư mục “Marketing Content Draft” trong Drive
– Bước 1: Ask a Gem – sử dụng Gem “Brand Voice Guardian” được đào tạo với brand guidelines
– Bước 2: Gem phân tích nội dung và đưa ra feedback về tone, style, messaging
– Bước 3: Check if – nếu có vấn đề về brand voice
– Bước 4: Tạo Google Doc với đề xuất chỉnh sửa chi tiết
– Bước 5: Gửi Chat notification cho tác giả với link đến feedback
– Bước 6: Nếu đạt chuẩn, di chuyển file sang thư mục “Ready for Review”

Kết quả: Đảm bảo 100% nội dung tuân thủ brand guidelines trước khi xuất bản.

5. Onboarding nhân viên mới

Use case: Tự động hóa quy trình chào đón

Tình huống: Khi có nhân viên mới, cần nhiều bước onboarding lặp lại.

Giải pháp:
– Starter: Khi hàng mới được thêm vào Sheets “New Hires”
– Bước 1: Extract – lấy tên, email, bộ phận, ngày bắt đầu
– Bước 2: Tạo thư mục Drive cho nhân viên mới
– Bước 3: Copy tài liệu onboarding template vào thư mục
– Bước 4: Ask Gemini – tạo email chào mừng cá nhân hóa
– Bước 5: Gửi email với thông tin quan trọng và link tới thư mục
– Bước 6: Thêm nhân viên vào Chat Spaces phù hợp
– Bước 7: Post thông báo chào mừng trong company-wide Chat Space
– Bước 8: Tạo Calendar events cho các buổi training

Kết quả: Trải nghiệm onboarding nhất quán và chuyên nghiệp, HR tiết kiệm 2-3 giờ cho mỗi nhân viên mới.

6. Phê duyệt và quy trình làm việc

Use case: Quy trình phê duyệt nghỉ phép

Tình huống: Nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép qua Form, cần được quản lý phê duyệt.

Giải pháp:
– Starter: Phản hồi mới trong Form “Leave Request”
– Bước 1: Extract – trích xuất thông tin: nhân viên, ngày nghỉ, lý do, quản lý
– Bước 2: Check if – kiểm tra xung đột với Calendar (đã có sự kiện quan trọng trong ngày đó không)
– Bước 3: Ask Gemini – kiểm tra lịch sử nghỉ phép trong Sheets
– Bước 4: Tạo email tới quản lý với tóm tắt yêu cầu và thông tin liên quan
– Bước 5: Add link phê duyệt/từ chối trong email
– Bước 6: Sau khi quản lý phản hồi, cập nhật Sheets
– Bước 7: Gửi thông báo cho nhân viên về quyết định
– Bước 8: Nếu được phê duyệt, tạo out-of-office event trong Calendar

Kết quả: Quy trình phê duyệt minh bạch, nhanh chóng, và tự động cập nhật.

7. Báo cáo và phân tích

Use case: Báo cáo hiệu suất hàng tuần

Tình huống: Cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để tạo báo cáo hiệu suất.

Giải pháp:
– Starter: Lịch hàng tuần (thứ Hai, 8 giờ sáng)
– Bước 1: Ask Gemini – phân tích dữ liệu bán hàng trong Sheets tuần trước
– Bước 2: Ask Gemini – phân tích metrics từ tích hợp Salesforce
– Bước 3: Summarize – tóm tắt feedback khách hàng từ email
– Bước 4: Ask Gemini – tạo insights và recommendations dựa trên tất cả dữ liệu
– Bước 5: Tạo Google Slides với báo cáo visualized
– Bước 6: Gửi email cho leadership team
– Bước 7: Post summary trong Sales Chat Space

Kết quả: Báo cáo chính xác, đúng giờ, cho phép ra quyết định nhanh hơn.

IV. Hướng dẫn bắt đầu với Google Workspace Flows

1. Yêu cầu trước khi bắt đầu

Để sử dụng Google Workspace Flows, bạn cần:

1. Tài khoản Google Workspace: Flows không khả dụng cho tài khoản Gmail cá nhân
2. Quyền truy cập Gemini: Tài khoản của bạn phải được phép sử dụng Gemini và các tính năng của nó
3. Đăng ký chương trình Gemini Alpha**: Hiện tại Workspace Flows chỉ khả dụng cho khách hàng trong chương trình Gemini Alpha (khách hàng mua license Gemini for Google Workspace trước ngày 15/1/2025)
4. Trình duyệt web được hỗ trợ: Workspace Flows chưa hỗ trợ trên thiết bị di động
5. Bật smart features: Để sử dụng đầy đủ tính năng AI, bạn cần bật smart features và personalization settings

2. Cách 1: Tạo Flow với AI (Khuyến nghị cho người mới)

Đây là cách nhanh nhất và dễ nhất để bắt đầu:

Bước 1: Truy cập Workspace Flows
– Mở trình duyệt và truy cập: [https://flows.workspace.google.com](https://flows.workspace.google.com)
– Hoặc click vào biểu tượng Flows trong Gmail

Bước 2: Mô tả quy trình bạn muốn tạo
– Click vào nút “+” để tạo flow mới
– Nhập mô tả bằng tiếng Anh về những gì bạn muốn tự động hóa
– Ví dụ: “When I get a customer support email, label it as support and then draft a response based on this FAQ doc [link]”

Bước 3: Xem lại và điều chỉnh
– Gemini sẽ tạo quy trình với các bước cụ thể
– Xem qua từng bước trong panel bên trái
– Click vào mỗi bước để xem và chỉnh sửa cấu hình
– Bạn có thể thêm, xóa, hoặc sắp xếp lại các bước

Bước 4: Test run (Tùy chọn nhưng khuyến nghị)
– Click “Test run” để chạy thử quy trình một lần
– Chọn điều kiện khởi động
– Quan sát kết quả để đảm bảo quy trình hoạt động đúng

Bước 5: Kích hoạt flow
– Khi hài lòng, click “Turn on”
– Flow của bạn sẽ tự động chạy khi điều kiện được đáp ứng

Mẹo để có kết quả tốt nhất:
– Nói rõ khi nào agent nên bắt đầu: Thay vì “mỗi tuần”, hãy nói “Mỗi thứ Hai lúc 4 giờ chiều”
– Chỉ định người cụ thể bằng email: Thay vì “quản lý của tôi”, dùng địa chỉ email cụ thể
– Nói rõ app nào sẽ dùng: Thay vì “gửi tin nhắn cho tôi”, nói “gửi tin nhắn cho tôi trong Chat”
– Cung cấp link cụ thể: Khi đề cập đến file hoặc folder, cung cấp link Drive

3. Cách 2: Bắt đầu với Template

Nếu bạn mới làm quen, template là cách tuyệt vời để học cách Flows hoạt động:

Bước 1: Duyệt templates
– Trong Workspace Flows builder, vào phần “Discover”
– Xem qua các template có sẵn
– Click vào template phù hợp với nhu cầu của bạn

Bước 2: Tùy chỉnh template
– Template sẽ mở với các bước đã được thiết lập sẵn
– Click qua từng bước để hiểu cách hoạt động
– Điều chỉnh các bước cho phù hợp với tình huống của bạn:
– Thay đổi starter (ví dụ: email từ ai, lịch trình nào)
– Sửa nội dung tin nhắn
– Thay đổi người nhận
– Thêm hoặc bỏ bước

Bước 3: Kiểm tra và kích hoạt
– Chú ý các dấu chấm đỏ cảnh báo – chúng cho biết bước nào còn thiếu thông tin bắt buộc
– Điền đầy đủ thông tin cần thiết
– Test run để đảm bảo hoạt động đúng
– Click “Turn on”

Ví dụ: Sử dụng template “Thông báo khi quản lý gửi email”
1. Chọn template “Stay on top of asks from manager”
2. Bước Starter: Điền email của quản lý vào filter
3. Bước Summarize: Kiểm tra prompt tóm tắt, tùy chỉnh nếu cần
4. Bước Send Chat: Chọn gửi cho chính bạn
5. Test bằng cách nhờ quản lý gửi email thử
6. Kích hoạt khi mọi thứ hoạt động tốt

4. Cách 3: Tạo từ đầu (Dành cho người dùng nâng cao)

Khi bạn đã quen với Workspace Flows, tạo từ đầu cho phép kiểm soát hoàn toàn:

Bước 1: Tạo flow mới
– Click nút “+” trong Workspace Flows builder
– Chọn “Start from scratch”

Bước 2: Chọn Starter
– Click “Choose a starter” trong panel bên phải
– Chọn loại trigger phù hợp:
– Schedule (lịch trình)
– Email received (nhận email)
– Form response (phản hồi form)
– Calendar event (sự kiện lịch)
– Chat message (tin nhắn chat)
– File added to Drive (file mới trong Drive)
– Cấu hình chi tiết cho starter

Bước 3: Thêm các Steps
– Click “Add step” trong panel trái
– Chọn loại step phù hợp:
– AI steps: Ask Gemini, Ask a Gem, Decide, Extract, Summarize
– Gmail: Send email, Add label, List emails
– Drive: Create folder, Save file
– Chat: Send message, Post in space
– Calendar: Create event, Add guests
– Docs/Sheets: Create, Update
– Cấu hình mỗi step với thông tin cần thiết
– Sử dụng variables để kết nối dữ liệu giữa các steps

Bước 4: Thêm logic điều kiện (nếu cần)
– Add bước “Decide” hoặc “Check if”
– Mô tả điều kiện cần kiểm tra
– Thêm substeps sẽ chạy khi điều kiện đúng
– Có thể thêm substeps cho điều kiện ngược lại

Bước 5: Sắp xếp và tối ưu
– Kéo thả để sắp xếp lại thứ tự steps
– Xóa steps không cần thiết
– Đảm bảo logic flow rõ ràng và hiệu quả

Bước 6: Test và debug
– Chạy test run với dữ liệu thật
– Kiểm tra Activity panel để xem chi tiết từng bước
– Sửa lỗi nếu có
– Test lại cho đến khi hoạt động hoàn hảo

Bước 7: Kích hoạt và theo dõi
– Click “Turn on”
– Theo dõi Activity để xem flow chạy trong thực tế
– Điều chỉnh nếu cần dựa trên kết quả thực tế

5. Làm việc với Variables

Variables là chìa khóa để tạo flows mạnh mẽ:

Hiểu về Variables:
– Mỗi step tạo ra variables chứa output của nó
– Ví dụ: Step “Receive email” tạo variables như sender email, subject, body
– Bạn có thể sử dụng variables này trong các steps sau

Cách sử dụng Variables:
1. Trong step configuration, tìm trường có thể chấp nhận variables
2. Click vào icon “+” hoặc “Insert variable”
3. Chọn variable từ danh sách (từ các steps trước)
4. Variable sẽ được thêm vào text của bạn

Ví dụ thực tế:

Step 1: Receive email
Variables: sender_email, subject, body

Step 2: Ask Gemini “Summarize this email: {body}”
Variables: summary

Step 3: Send Chat message “You got email from {sender_email} about {subject}. Summary: {summary}”

5. Quản lý và chia sẻ Flows

5.1 Xem danh sách flows:
– Vào “My flows” để xem tất cả flows bạn đã tạo
– Flows được hiển thị với trạng thái: On, Off, hoặc Error

5.2 Chỉnh sửa flow:
– Click vào flow để mở editor
– Thực hiện thay đổi cần thiết
– Click “Save” hoặc “Turn on” để áp dụng

5.3 Chia sẻ flow:
– Mở flow cần chia sẻ
– Click nút “Share”
– Nhập email của người bạn muốn chia sẻ
– Chọn quyền: View only hoặc Can edit
– Click “Send”

5.4 Sao chép flow:
– Click vào menu ba chấm của flow
– Chọn “Make a copy”
– Đặt tên mới và tùy chỉnh

5.5 Xóa flow:
– Click vào menu ba chấm
– Chọn “Delete”
– Xác nhận

5.6 Xem Activity:
– Click vào “Activity” trong flow editor
– Xem lịch sử các lần flow đã chạy
– Click vào mỗi run để xem chi tiết từng bước
– Hữu ích cho debugging và tối ưu

6. Mẹo và thực hành tốt nhất

6. 1. Bắt đầu đơn giản
– Đừng cố tạo flow phức tạp ngay từ đầu
– Bắt đầu với 2-3 steps đơn giản
– Test kỹ trước khi thêm complexity

6.2. Sử dụng Test run thường xuyên
– Luôn test sau mỗi thay đổi lớn
– Kiểm tra kỹ output của mỗi step
– Đảm bảo variables được truyền đúng

6.3. Viết prompts rõ ràng cho Gemini
– Cung cấp context đầy đủ
– Sử dụng variables để Gemini có dữ liệu cụ thể
– Đưa ra hướng dẫn chi tiết về format output mong muốn

6.4. Kiểm soát quyền truy cập dữ liệu
– Cẩn thận khi cho phép Gemini truy cập tất cả dữ liệu Workspace
– Với flows chia sẻ external, chọn “Web only” cho Gemini
– Review output trước khi tự động gửi ra ngoài

6.5. Tổ chức flows
– Đặt tên flow có ý nghĩa, mô tả rõ mục đích
– Nhóm các flows liên quan
– Document lý do và cách hoạt động của flow phức tạp

6.6. Theo dõi và tối ưu
– Thường xuyên kiểm tra Activity log
– Xác định bottlenecks hoặc steps thất bại
– Cải tiến dựa trên cách flow hoạt động trong thực tế

6. 7. Học từ cộng đồng
– Khám phá templates và flows người khác chia sẻ
– Tham gia cộng đồng Google Workspace
– Chia sẻ flows hữu ích của bạn

7. Troubleshooting và các vấn đề thường gặp

7.1 Flow không chạy

Nguyên nhân có thể:
– Flow chưa được bật
– Điều kiện starter không được đáp ứng
– Quyền truy cập bị từ chối

Giải pháp:
– Kiểm tra toggle “On/Off”
– Xác minh điều kiện starter chính xác (email address, filter, schedule)
– Kiểm tra permissions của các app được sử dụng
– Xem Activity log để tìm error messages

7.2 Steps thất bại

Nguyên nhân:
– Variables không tồn tại hoặc empty
– Permission issues với files/folders
– API limits exceeded
– Gemini không thể xử lý request

Giải pháp:
– Kiểm tra variables có giá trị hợp lệ không
– Đảm bảo bạn có quyền truy cập tất cả resources
– Add error handling với conditional steps
– Đơn giản hóa prompts cho Gemini

7.3 Gemini responses không như mong đợi

Cải thiện:
– Cung cấp context cụ thể hơn trong prompt
– Sử dụng variables để đưa dữ liệu thực vào prompt
– Thêm examples về output mong muốn
– Thử nghiệm với different phrasings
– Sử dụng Gems với specialized knowledge

7.4 Không kết nối được third-party integrations

Giải pháp:
– Kiểm tra subscription cho third-party service
– Liên hệ admin xem có policy restrictions không
– Cài đặt helper apps nếu yêu cầu
– Disconnect và reconnect integration

7.5 Flow chạy quá chậm

Tối ưu:
– Giảm số lượng AI steps không cần thiết
– Sử dụng conditional steps để skip unnecessary work
– Combine multiple similar steps thành một
– Xem xét sử dụng scheduled runs thay vì real-time

8. So sánh với các giải pháp khác

8.1 Workspace Flows vs. Apps Script

Apps Script:
– Ưu điểm: Linh hoạt tối đa, có thể làm bất cứ điều gì
– Nhược điểm: Cần biết lập trình JavaScript, phức tạp, khó maintain

Workspace Flows:
– Ưu điểm: No-code, dễ dùng, tích hợp AI, visual interface
– Nhược điểm: Ít linh hoạt hơn, giới hạn bởi available steps

Khi nào dùng cái gì:
– Flows: Hầu hết use cases tự động hóa thông thường
– Apps Script: Logic rất phức tạp, custom integrations

8.2 Workspace Flows vs. Zapier/Make

Zapier/Make:
– Ưu điểm: Nhiều integrations với third-party apps hơn
– Nhược điểm: Chi phí riêng, dữ liệu qua third-party, ít tích hợp AI

Workspace Flows:
– Ưu điểm: Tích hợp sâu Gemini, an toàn hơn (dữ liệu trong Workspace), miễn phí (included trong subscription)
– Nhược điểm: Ít third-party integrations (đang phát triển)

Khi nào dùng cái gì:
– Flows: Workflow chủ yếu trong Google Workspace, cần AI capabilities
– Zapier/Make: Cần integrate nhiều external services

8.3 Workspace Flows vs. AppSheet

AppSheet:
– Ưu điểm: Tạo custom apps với UI, databases, advanced logic
– Nhược điểm: Learning curve cao hơn, không tập trung vào automation

Workspace Flows:
– Ưu điểm: Đơn giản hơn nhiều, focus vào automation, AI-powered
– Nhược điểm: Không tạo được custom apps với UI

Khi nào dùng cái gì:
– Flows: Automation workflows, AI-assisted tasks
– AppSheet: Custom business applications với UI

9. Tương lai của Google Workspace Flows

9.1 Roadmap và phát triển

Google đã công bố một số hướng phát triển cho Workspace Flows:

1. Mở rộng third-party integrations
– Marketplace với nhiều connectors hơn
– Tương tự Google Chat marketplace
– Cho phép developers tạo custom integrations

2. Hỗ trợ ngôn ngữ
– Hiện chỉ hỗ trợ tiếng Anh
– Sẽ mở rộng sang nhiều ngôn ngữ khác

3. Mobile support
– Hiện chưa có app mobile
– Đang phát triển experience cho thiết bị di động

4. Agentspace compatibility
– Tương thích với Google Agentspace (dành cho enterprise lớn)
– Agent-to-agent (A2A) protocol
– Khả năng scale cho tổ chức lớn

5. Nâng cấp AI capabilities
– Gemini models mới mạnh hơn
– Nhiều specialized AI steps
– Better context understanding

9.2 Khi nào Workspace Flows có cho tất cả người dùng?

1. Tình trạng hiện tại:
– Alpha release, chỉ cho khách hàng đăng ký Gemini Alpha
– Yêu cầu: Mua license Gemini for Workspace trước 15/1/2025
– Chỉ cho Business và Enterprise editions

2. Timeline dự kiến:
– General Availability: Cuối Q2 hoặc đầu Q3 2025 (chưa chính thức)
– Có thể có thêm beta phases
– Sẽ công bố chi tiết khi gần release

3. Làm gì bây giờ:
– Theo dõi Google Workspace blog và announcements
– Liên hệ administrator để đăng ký Alpha program nếu đủ điều kiện
– Chuẩn bị use cases để sẵn sàng khi GA

9.3 Định giá

Hiện tại:
– Bao gồm trong Gemini for Google Workspace subscription
– Không có phí riêng cho Workspace Flows
– Chi phí nằm trong license Gemini

Tương lai:
– Google chưa công bố chi tiết về pricing cho GA
– Có thể vẫn included trong Gemini subscriptions
– Có thể có usage limits based on plan

V. Kết luận

Google Workspace Flows đại diện cho một bước tiến lớn trong việc dân chủ hóa tự động hóa và AI trong môi trường làm việc. Bằng cách kết hợp sức mạnh của Gemini AI với sự tiện lợi của no-code automation, Workspace Flows mở ra khả năng tự động hóa công việc cho mọi người, không chỉ những người có kỹ năng lập trình.

1. Những điểm nổi bật

Điểm mạnh:
– Dễ sử dụng: No-code, natural language interface
– Mạnh mẽ: AI-powered với Gemini và Gems
– Tích hợp sâu: Seamless với Google Workspace ecosystem
– An toàn: Dữ liệu trong Workspace, tuân thủ policies
– Linh hoạt: Từ simple đến complex workflows

Giới hạn hiện tại:
– Chỉ English
– Alpha stage, chưa GA
– Ít third-party integrations (đang phát triển)
– Chưa có mobile app

2. Ai nên sử dụng Workspace Flows?

Lý tưởng cho:
– Knowledge workers muốn giảm repetitive tasks
– Small to medium businesses sử dụng Google Workspace
– Teams cần automation nhưng không có developers
– Organizations muốn leverage AI trong workflows
– Anyone muốn làm việc thông minh hơn, không chăm chỉ hơn

Có thể chưa phù hợp cho:
– Organizations chưa dùng Google Workspace
– Use cases cần very complex custom logic
– Workflows require extensive third-party integrations (hiện tại)
– Large enterprises cần Agentspace-level capabilities

3. Lời khuyên cuối

Nếu bạn đủ điều kiện tham gia Gemini Alpha program và có quyền truy cập Workspace Flows:

1. Bắt đầu nhỏ: Chọn một tác vụ lặp lại đơn giản và tự động hóa nó
2. Học từ templates: Khám phá và customize templates có sẵn
3. Thử nghiệm: Test nhiều use cases khác nhau
4. Chia sẻ: Chia sẻ flows hữu ích với team
5. Phản hồi: Góp ý với Google để cải thiện product

Workspace Flows vẫn đang trong giai đoạn đầu, nhưng tiềm năng là rất lớn. Khi nó trở nên mature hơn với nhiều features và integrations, nó có thể trở thành công cụ không thể thiếu cho mọi người dùng Google Workspace.

Hãy tưởng tượng một ngày làm việc khi bạn không còn phải:
– Manually sort qua hàng trăm emails
– Copy-paste thông tin giữa các apps
– Nhớ follow-up với mọi người
– Tóm tắt thủ công meetings và documents
– Lo lắng về missing important tasks

Đó là tương lai mà Google Workspace Flows hứa hẹn mang lại – một nơi làm việc thông minh hơn, nơi AI và automation xử lý công việc nhàm chán, để bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng: sáng tạo, collaboration, và tạo ra giá trị.

VI. Tài nguyên tham khảo

Để tìm hiểu thêm về Google Workspace Flows:

– Google Workspace Flows Documentation: https://support.google.com/a/users/answer/16275487
– Get Started Guide: https://support.google.com/a/users/answer/16430812
– Workspace Flows Cheat Sheet: https://support.google.com/a/users/answer/16430708
– Tips for Creating Agents with AI: https://support.google.com/a/users/answer/16430486
– Community Site: https://sites.google.com/view/workspace-flows/about
– Official YouTube Demos: https://www.youtube.com/watch?v=fBmHNeDXYu8
– Gemini Alpha Program Info: https://support.google.com/a/answer/14170809

Chúc bạn thành công trong hành trình tự động hóa công việc với Google Workspace Flows!

Running Latent Diffusion Model on Regular Computers via Google Colab and Ngrok

Posted on by Hieu Pham Pro

Introduction

In recent years, diffusion models such as the Latent Diffusion Model (LDM) have become the gold standard for text-to-image generation thanks to their high image quality, fast inference speed, and flexible fine-tuning capabilities. However, the biggest barrier for beginners is often the expensive GPU hardware requirement. This article will guide you on how to run LDM on a regular computer by taking advantage of Google Colab—a cloud environment that provides free/affordable GPU access, allowing you to focus on your ideas instead of hardware setup.

Main Content

What is Colab?

Colab is a hosted Jupyter Notebook service that requires no setup to use and provides free access to computing resources, including GPUs and TPUs. Colab is especially well suited to machine learning, data science, and education.

What You Need to Prepare

  1. A Colab account – Getting one is very easy; just search for it and sign up. Colab can be used for free but with limits on memory, GPU, etc. You can also subscribe to a paid plan depending on your needs.

  2. An Ngrok account – Just like the first step, sign up for an account, then get your authtoken, which will be used later.

  3. An example LDM setup for this tutorial – In this article, we’ll use the Stable Diffusion Pipeline in Python. Hugging Face provides a list of text-to-image models ranging from weaker to stronger ones at: https://huggingface.co/models?pipeline_tag=text-to-image&sort=trending.
    Example repo for this article: https://github.com/thangnch/MiAI_StableDiffusion_Flask_Text2Image

Running on a Personal Computer

First, clone the above GitHub repo to your local machine. Then install the required libraries and packages such as pip, PyTorch, and diffusion.

Next, run the svr_model.py file.

Depending on whether your personal computer has GPU support (CUDA or MPS), the model can run on GPU; otherwise, it defaults to CPU—which is much slower.

Since my GPU doesn’t support NVIDIA CUDA, I had to run it on CPU.

After starting the server, the demo web page URL appears in the terminal.

Now we can generate an image from a prompt.

 

  • Speed: quite slow at 4.14s/it

  • Consumes a lot of CPU power

  • But still managed to generate an image successfully with the weakest model

This shows that although it is possible to run locally on your own machine, it is very slow and CPU-intensive, even with the smallest model.

Using Colab with Ngrok

  1. Visit Google Colab: https://colab.research.google.com/

  2. Visit Ngrok: https://dashboard.ngrok.com/get-started/setup/windows

In Colab:

Then:

  • Run another cell to install all required libraries (already listed in the repo)

  • Copy the code from text2image_model.py to start running the model

  • Next, copy the code from svr_model.py

Before running svr_model.py, install Ngrok in the Colab environment by running another code cell.

After installation:

  • Go to your Ngrok dashboard, copy your personal authtoken

  • Back in Colab, paste it into the Secrets section on the left sidebar, name it, and save

Now run svr_model.py.


Ngrok will provide a temporary public URL (my tunnel) that connects to your server running on GPU.

Visit the link, and you’ll get the text-to-image web interface.

Time to generate images!

Example:

  • Prompt: “Cat and dog” – With the lowest model

    • Very fast at 9.9s

    • GPU used effectively

Even with higher-level models, the process still runs smoothly.

  • Prompt: “City landscape” – Model level 6

Still stable and responsive

Conclusion

Through these experiments, we have learned how to use Latent Diffusion Models easily on a personal computer and optimize performance with Colab and Ngrok combined. This provides a smooth and fast user experience. Hopefully, this article will be helpful to readers.

Thank you for reading!

Power Apps Part 4 – Canvas app

Posted on by Nguyễn Công Tình

Ứng dụng canvas là gì?

Thiết kế và xây dựng ứng dụng kinh doanh từ canvas trong Microsoft Power Apps mà không cần viết mã bằng hệ thống cài đặt ngôn ngữ như C#. Thiết kế ứng dụng bằng cách kéo và thả các thành phần vào khung vẽ, giống như cách bạn thiết kế trang tham chiếu trong PowerPoint. Tạo các biểu thức Excel giống nhau để chỉ định logic và hoạt động với dữ liệu. Xây dựng doanh nghiệp dữ liệu tích hợp ứng dụng từ nhiều nguồn của Microsoft và bên thứ ba . Chia sẻ ứng dụng của bạn để người dùng có thể chạy trên trình duyệt hoặc trên thiết bị di động và nhúng ứng dụng của bạn để họ có thể chạy trong SharePoint, Power BI hoặc Teams.

Nếu bạn không cần thiết lập tùy chỉnh và dữ liệu của mình trong Microsoft Dataverse, bạn có thể tự động tạo ứng dụng theo mô hình từ dữ liệu và quy trình kinh doanh của mình. Loại ứng dụng này có thể mô hình hóa biểu mẫu, chế độ xem và các thành phần khác cũng như giao diện người dùng mặc định tự động điều chỉnh theo điện thoại di động, máy tính xách tay và các thiết bị khác. Để biết thêm thông tin về loại ứng dụng này, hãy xem Tổng quan về việc xây dựng ứng dụng theo mô hình .

Nếu bạn mới làm quen với Power Apps và muốn tìm hiểu cách chuyển đổi ý tưởng của mình thành giải pháp giải pháp này, hãy bắt đầu với Phần Lập kế hoạch cho dự án Power Apps .

Xây dựng một ứng dụng

Để bắt đầu, bạn có thể tự động tạo ứng dụng từ một trong các nguồn sau, trong số các nguồn khác:

Đăng nhập vào Power Apps, chọn Tạo từ ngăn bên trái và bắt đầu từ mẫu, chọn một mẫu ứng dụng từ danh sách các mẫu ứng dụng, có vẻ như Ghi lại hướng dẫn cuộc họp hoặc nhiệm vụ.

Xây dựng một ứng dụng

Sau khi bạn tự động tạo ứng dụng, hãy tùy chỉnh giao diện và hành vi mặc định của ứng dụng dựa trên quy trình làm việc của người dùng. Ví dụ: thay đổi loại dữ liệu xuất hiện, cách sắp xếp dữ liệu hoặc thậm chí người dùng chí lý có số chỉ định bằng cách nhập số hoặc điều chỉnh thanh trượt trượt hay không. Thêm vào màn hình tùy chỉnh , thư viện , biểu mẫu và các điều khiển khác.

Sau khi bạn đã có nhiều kinh nghiệm tạo ứng dụng tự động và tùy chỉnh, bạn có thể tạo ứng dụng từ cơ sở dữ liệu đầu tiên trên Dataverse , Excel hoặc một nguồn dữ liệu khác. Bằng cách làm việc từ đầu, bạn có thể hoạt động linh hoạt trong ứng dụng thiết kế, luồng và điều khiển và bạn có thể kết nối nhiều nguồn dữ liệu hơn.

Chia sẻ và chạy ứng dụng

Khi bạn hoàn thành ứng dụng và lưu vào đám mây, hãy chia sẻ với những người khác trong tổ chức của bạn. Chỉ người dùng hoặc nhóm nào có thể chạy ứng dụng và tài liệu có thể tùy chỉnh và chia sẻ ứng dụng với những người khác trong tổ chức hay không.

Chạy ứng dụng của riêng bạn (và bất kỳ ứng dụng nào được chia sẻ với bạn) trên Windows, trong trình duyệt web hoặc trên thiết bị iOS hoặc Android .

Tạo canvas ứng dụng từ mẫu

Tự động tạo ứng dụng dựa trên canvas dựa trên mẫu cho một vấn đề cụ thể, xem xét giới hạn theo dõi ngân sách và lên lịch nghỉ mát, sau đó chạy ứng dụng để hiểu hành vi mặc định của ứng dụng.

Để tạo ứng dụng từ mẫu, bạn cần có tài khoản lưu trữ đám mây (như DropBox, OneDrive hoặc Google Drive) để lưu trữ mẫu dữ liệu của mẫu.

Nếu bạn không có giấy phép sử dụng Power Apps, bạn có thể đăng ký miễn phí .

Nếu bạn không có tài khoản hoặc không phải là thành viên của tổ chức tài khoản hoặc đơn vị tài khoản, bạn có thể thiết lập tài khoản nhà phát triển thông tin qua Chương trình phát triển của Microsoft .

Tạo một ứng dụng

  1. Đăng nhập vào Power Apps .
  2. Từ màn hình chính, chọn Bắt đầu bằng ứng dụng mẫu. Chọn một mẫu để tìm hiểu thêm. Nếu bạn muốn chọn một mẫu khác, hãy chọn Hủy rồi chọn một mẫu khác.
  3. Chọn một trong các tùy chọn sau:
    • Để tạo ứng dụng di động ba màn hình bằng cách lưu trữ dữ liệu trong Dataverse, hãy chọn Từ Dataverse.
    • Để tạo ứng dụng màn hình ba động bằng cách kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài, hãy chọn một trong các nguồn dữ liệu sau:
      • Từ SharePoint
      • Từ Excel
      • Từ SQL
    • Để sử dụng các mẫu khác, hãy chọn một mẫu từ danh sách các mẫu ứng dụng khác.
  4. Sau khi chọn mẫu, bạn có thể cập nhật tên ứng dụng và chọn bố cục ứng dụng của mình.
  5. Khi hoàn tất, hãy chọn Tiếp theo.

Chạy ứng dụng

Một ứng dụng từ mẫu sẽ mở ra trong Power Apps Studio, nơi bạn sẽ dành phần lớn thời gian để tùy chỉnh. Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với ứng dụng, hãy khám phá cách ứng dụng hoạt động ở chế độ Xem trước .

  1. Nhấn F5 để mở ứng dụng ở chế độ xem trước. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn nút phát hiện ở góc trên bên phải màn hình để xem trước ứng dụng .

Chạy ứng dụng

  1.  Ứng dụng được cung cấp mẫu dữ liệu để chứng minh chức năng của ứng dụng.
  2. Kiểm tra hành vi mặc định của ứng dụng bằng cách tạo, cập nhật và xóa mẫu dữ liệu, sau đó xác minh rằng dữ liệu trong tài khoản lưu trữ đám mây của bạn phản ánh ánh sáng những thay đổi của bạn.
  3. Trở lại mặc định công việc không bằng cách nhấn Esc (hoặc bằng cách chọn biểu tượng X góc gần bên phải).

Tạo canvas ứng dụng với dữ liệu từ Microsoft Dataverse

  • Bài báo
  • 07/13/2024
  • 10 người đóng góp

Đã nhận xét

Trong bài viết này

Trong Power Apps, tạo ứng dụng canvas dựa trên danh sách các mẫu tài khoản trong Dataverse . Trong ứng dụng này, bạn có thể duyệt tất cả các tài khoản, hiển thị chi tiết thông tin của một tài khoản và tạo, cập nhật hoặc xóa tài khoản.

Nếu bạn chưa đăng ký Power Apps, hãy đăng ký miễn phí trước khi bắt đầu.

Điều kiện tiên quyết

  • Để tiến hành hướng dẫn khởi động nhanh hơn, bạn cần được xác định chỉ vai trò bảo mật Environment Maker , trực tiếp hoặc thông qua nhóm Dataverse thuộc danh mục AAD Security Group.
  • Bạn cũng cần phải chuyển sang môi trường mà cơ sở dữ liệu trong Dataverse đã được tạo, chứa dữ liệu và bản cập nhật được phép. Nếu không có môi trường nào như vậy và bạn có quyền quản trị, bạn có thể tạo môi trường đáp ứng yêu cầu này.

Tạo một ứng dụng

  1. Đăng nhập vào Power Apps .
  2. Tùy thuộc vào cách bạn muốn tạo ứng dụng, từ màn hình chính, hãy chọn một trong các tùy chọn sau:
    • Để tạo thư viện ứng dụng có một trang phản hồi cục bộ, hãy chọn:
      • Bắt đầu với dữ liệu > Chọn một bảng hiện có.
      • Bắt đầu thiết kế trang > Thư viện kết nối với bảng.
    • Để tạo ứng dụng di động ba màn hình, hãy chọn Bắt đầu bằng mẫu ứng dụng > Từ Dataverse.
  3. Chọn một bảng, sau đó chọn Tạo ứng dụng.

Lưu và thiết kế ứng dụng

Ứng dụng của bạn sẽ mở trong Power Apps Studio, nơi bạn có thể thiết kế, xây dựng và quản lý ứng dụng của mình. Thông tin thêm: Tìm hiểu về Power Apps Studio

Theo thông số tốt nhất, trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy lưu lại công việc của bạn trước khi tiếp tục.

  1. Trên lệnh, chọn Cài đặt.
  2. Đặt tên ứng dụng như AppGen, thay đổi biểu tượng thành dấu kiểm và màu nền của biểu tượng thành màu đỏ đậm.
  3. Đóng màn hình cài đặt rồi chọn biểu tượng Lưu ở góc trên bên phải.

Với những thông tin và kiến ​​thức chúng tôi đã khám phá hôm nay, chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ trang bị cho mình những hiểu biết hữu ích và áp dụng thành công vào cuộc sống hàng ngày của mình. Hãy tiếp tục theo dõi scuti để biết thêm nhiều bài viết thú vị và bổ ích hơn nữa nhé!

Power Apps Part 2- Building Your First App in Dynamics 365

Posted on by Nguyễn Công Tình

1. Introduction

In our previous blog, we explored the fundamentals of Power Apps, focusing on its capabilities, benefits, and role in empowering organizations to build custom applications without extensive coding knowledge. Today, we take the next step on this journey: learning how to build your first app using Power Apps within Dynamics 365 (D365).

Power Apps, when integrated with Dynamics 365, allows users to access data stored in their D365 environment, creating powerful apps that improve workflows and streamline business processes. In this guide, you’ll learn how to set up Power Apps, design an application, and connect it to Dynamics 365 data — all within a few simple steps.

By the end of this article, you’ll have a functional app built from scratch, capable of accessing and managing your Dynamics 365 data, such as customers, leads, or opportunities.

2. Setting Up Your Environment

Before diving into building your app, it’s essential to set up the right environment. Power Apps integrates directly with Dynamics 365, making it easy to pull in your organization’s data and automate processes. Here’s how to get started:

a. Access Power Apps and Dynamics 365

  • If you’re already using Dynamics 365, you have access to Power Apps as part of the Microsoft Power Platform. Start by navigating to Power Apps or accessing it through your Office 365 app launcher.
  • Ensure you have the necessary permissions to create apps within your organization’s D365 environment. This may require obtaining a Power Apps or Dynamics 365 license if you don’t already have one.

b. Set Up a New App Environment

  • Once inside Power Apps, select Create from the left-hand navigation panel.
  • You’ll be prompted to choose an app type. For this tutorial, we’ll focus on Canvas Apps, which allow you to design your app from scratch using a drag-and-drop interface.
  • Name your app and select the format (either Tablet or Phone, depending on your target audience and use case).

c. Connecting to Dynamics 365

  • One of the strengths of Power Apps is its ability to integrate directly with your D365 data. To connect your app to D365, select Add Data in the Data panel on the right side of your screen.
  • From the list of connectors, choose Dynamics 365 and sign in using your organization’s credentials.
  • You’ll now have access to a variety of entities from D365, such as Accounts, Leads, and Opportunities. These entities will form the data backbone of your app.

d. Understanding Connectors

  • Connectors are the key to unlocking the data within your Dynamics 365 environment. These allow Power Apps to communicate with other services and applications, such as SharePoint, Microsoft Teams, or even third-party services.
  • With D365 connected, you can pull in live data, modify records, and build features that directly impact your business operations.

Once your environment is set up and connected, you’re ready to start designing your app! In the next section, we’ll explore how to lay out your app, customize screens, and build the user interface.

3. Designing the App

Now that your environment is set up and connected to Dynamics 365, it’s time to dive into the fun part: designing your app! Power Apps offers a highly flexible canvas where you can drag and drop components to create an intuitive user experience. In this section, we’ll walk through the basic steps to design your app layout, customize screens, and integrate D365 data.

a. Choosing Your App Type: Canvas vs. Model-Driven Apps

Before starting, it’s important to understand the two main types of apps you can build in Power Apps:

  • Canvas Apps: Offer complete flexibility in terms of design, allowing you to build apps from a blank canvas. You control every element of the UI, including where buttons, forms, and galleries are placed.
  • Model-Driven Apps: These are built based on your data model and business processes. The layout is predefined but optimized for creating apps quickly using D365 entities.

For this guide, we will focus on Canvas Apps, which provide maximum flexibility when it comes to designing the user interface.

b. Creating a Canvas App

  • After selecting Canvas App during the setup, you will enter the app design studio. The blank screen you see is your canvas, where you’ll place controls like buttons, galleries, and forms.
  • Begin by adding a screen. In the left-hand pane, click on the “+” icon and select Screen. This will be the main page of your app. You can choose from several templates (e.g., List Screen, Form Screen) or start with a blank screen.

c. Adding Data Sources

  • To display or manipulate data from Dynamics 365, you’ll need to add data sources. If you haven’t already, click on the Data tab in the right-hand panel, select Add Data, and connect your app to your D365 entities (e.g., Accounts, Contacts, Leads).
  • Once the data source is added, you can start using these entities within your app. For example, if you want to show a list of leads, use a Gallery control.
    • Go to the Insert menu, click Gallery, and choose the layout you prefer (Vertical, Horizontal, etc.).
    • In the gallery’s data property, bind it to the D365 entity (e.g., Leads). Power Apps will automatically pull in the relevant data fields, such as names, email addresses, or statuses.

d. Customizing the User Interface

 

  • Customization is where Canvas Apps really shine. You can drag and drop components like buttons, text fields, and forms onto your canvas and arrange them however you like.
  • Want to add a button to navigate to a new screen? Go to Insert, select Button, and drag it onto the screen. You can adjust its properties, like color and size, in the right-hand properties pane.
  • To make the button functional, add a simple action using PowerFX (the formula language in Power Apps). For example, to navigate to another screen, select the button and enter the formula Navigate(Screen2).

e. Creating Forms to Manage Data

  • Forms are essential if you want to allow users to view or modify D365 data within the app. To add a form, go to Insert, choose Form, and select either an Edit Form (for editing data) or View Form (for read-only data).
  • Connect the form to the data source by selecting your D365 entity (e.g., Opportunities).
  • You can choose which fields from the entity you want to display and customize the layout, such as adding dropdowns, text inputs, or checkboxes. This allows users to interact with D365 data directly from your app.

With your app’s design taking shape, the next step is to work with the data, ensuring it’s properly displayed and functional within your app. In the following section, we’ll focus on how to manage D365 data, including how to display, add, and edit records.

4. Working with Data

Now that your app’s layout is coming together, it’s time to focus on one of the most critical aspects of any application: data. In this section, we’ll walk through how to work with Dynamics 365 data in your app. You’ll learn how to display data, allow users to add or edit records, and ensure data integrity.

a. Displaying Data in Galleries and Forms

  • Galleries and forms are the two primary ways to display and interact with data in Power Apps.
  • Galleries are great for showing lists of items. If you’ve already connected your app to a D365 entity (e.g., Leads or Accounts), you can bind the gallery to the data source.
    • To do this, select your gallery, go to the Items property in the formula bar, and enter the name of your data source. For example, Leads.
    • The gallery will automatically display the data fields (e.g., Lead Name, Email Address) from the entity. You can customize the layout to show only the fields you want by selecting the gallery and modifying its data cards.
  • Forms allow users to view, edit, or create records. There are two main types of forms:
    • View Form: Displays data in read-only mode.
    • Edit Form: Allows users to modify existing records or create new ones.

b. Binding Forms to Data

  • To bind a form to a data source, first insert a form from the Insert menu and choose either View Form or Edit Form.
  • In the right-hand Data Source panel, choose your D365 entity (e.g., Opportunities) as the data source.
  • You can then customize the fields that appear in the form. Click on the form, and under the Fields panel, select the columns you want users to see or edit. This flexibility lets you tailor forms to fit specific business processes or user needs.

c. Creating New Records

  • Allowing users to create new records from within the app is simple with the Edit Form control.
  • Add a button labeled “New Record” and set its OnSelect property to this formula: NewForm(EditForm1). This resets the form, enabling users to input new data.
  • Once the form is filled out, another button (e.g., “Submit”) should be added. Set this button’s OnSelect property to SubmitForm(EditForm1). When clicked, this action will save the new record directly to the D365 entity.

d. Editing Existing Records

  • To edit existing records, you need to set up a way for the user to select a record from the gallery and populate the form with its details.
  • To do this, add a button in the gallery item that lets users click and view record details. Set the button’s OnSelect property to EditForm(EditForm1); Navigate(FormScreen), where FormScreen is the screen displaying the form.
  • The form will then load the selected record, allowing users to edit and submit changes.

e. Adding Simple Validation

  • Power Apps allows you to add simple validation to forms, ensuring data integrity. For instance, if you want to ensure a required field (like a customer name) is filled out, you can set validation rules.
  • Select the field in your form, go to the Advanced properties, and find the Required option. Set it to true. If a user tries to submit the form without filling in that field, they’ll see an error message.
  • You can also set up custom validation logic using PowerFX. For example, to ensure that an email address follows a valid format, you could use a formula like IsMatch(EmailInput.Text, “^[a-zA-Z0-9+_.-]+@[a-zA-Z0-9.-]+$”).

With the ability to view, add, and edit records now set up, your app becomes a powerful tool for working with real-time data from Dynamics 365. In the next section, we’ll explore adding automation and workflows to enhance your app’s functionality.

5. Adding Logic and Automation

With your app now displaying and interacting with Dynamics 365 data, it’s time to enhance its functionality by adding logic and automation. Power Apps, in combination with Power Automate, enables you to build workflows that respond to specific events, such as sending notifications, automating tasks, or even updating records in D365 without manual input. This section will guide you through adding logic to your app and creating a simple workflow using Power Automate.

a. Introduction to Power Automate

  • Power Automate (formerly Microsoft Flow) is a tool that allows you to automate workflows between your applications and services. When integrated with Power Apps, it can handle complex tasks like triggering an email, updating D365 records, or syncing data between systems — all without requiring user intervention.
  • You can easily embed Power Automate flows in your Power Apps to enhance your app’s capabilities.

b. Adding Business Logic with PowerFX

  • PowerFX is the formula language used in Power Apps to handle simple logic. For example, you can control how data is displayed or define actions when users click a button.

Example: If you want to show a confirmation message when a record is successfully submitted, use this formula in the OnSuccess property of the form:
PowerFX
Notify(“Record submitted successfully!”, NotificationType.Success);

You can also create more complex logic, like filtering data dynamically. For example, to display only active leads from your D365 Leads entity in a gallery, you can use the following formula in the Items property:
PowerFX
Filter(Leads, Status = “Active”);

 

c. Creating a Simple Workflow with Power Automate

  • Let’s add some automation to your app using Power Automate. For this example, we’ll create a workflow that sends an email notification when a new record is created in Dynamics 365.

Steps to Create a Flow:

  1. Open Power Automate: In Power Apps, go to the Action menu and select Power Automate. You’ll be redirected to the Power Automate portal.
  2. Create a New Flow: Click on Create, and select Automated Flow. Choose a trigger that suits your needs — for this example, select When a record is created (triggered by a new record in D365).
  3. Select the Entity: Choose the D365 entity you’re working with (e.g., Leads or Accounts). Every time a new record is added to this entity, the flow will trigger.
  4. Add Actions: Add an action to the flow, such as Send an email. Configure the email content, including recipients and the message body, which can include details from the new D365 record.
  5. Test the Flow: Once the flow is complete, save it and test the automation by adding a new record to the D365 entity through your app. The flow should automatically send an email.

d. Integrating Power Automate Flows in Power Apps

  • After creating a flow in Power Automate, you can easily integrate it into your app. In Power Apps, go back to your app and open the screen or button where you want the automation to trigger.

In the button’s OnSelect property, use the Power Automate option to call the flow you created. For example:


‘YourFlowName’.Run(LeadName.Text, LeadEmail.Text);

  • This connects your app to the automated workflow, ensuring the logic you’ve set up in Power Automate runs whenever the button is clicked or a certain action occurs.

e. Advanced Automation

  • Once you’re comfortable with basic workflows, you can explore more advanced scenarios like:
    • Updating records across multiple systems when certain conditions are met.
    • Triggering flows based on complex events or multi-step approvals.
    • Integrating AI models or external APIs to add intelligence to your app.

With automation now integrated into your app, you’ve taken a significant step toward creating a more dynamic and efficient tool for your users. In the next section, we’ll cover how to test and publish your app so that others in your organization can start using it.

6. Testing and Publishing the App

Now that your app is designed and enhanced with automation and business logic, it’s important to thoroughly test the app before releasing it to your organization. Testing ensures that the app works as expected and catches any potential issues before users interact with it. Once testing is complete, you can publish the app and make it available to your team.

a. Testing the App

  • Preview Mode: Power Apps offers a preview mode that allows you to test the app in real time.
    • Click the Play button in the top-right corner of the screen to enter preview mode. This simulates how the app will behave on different devices.
    • Interact with the app by navigating through screens, submitting forms, and triggering automated workflows to ensure everything works as expected.
  • Testing Data Interactions:
    • Verify that all data bindings are correctly configured by interacting with the data you’ve pulled from Dynamics 365.
    • Ensure that galleries display the correct data, forms allow users to submit and update records, and that any automated workflows, such as email notifications, are working properly.
    • Double-check that validation rules (e.g., required fields) are functioning as intended.
  • Testing Automation:
    • Test any Power Automate flows you’ve integrated. For example, if you’ve set up an email notification when a new record is created, verify that the flow runs successfully when you add a new record through the app.
    • You can view the flow history in Power Automate to confirm that it has triggered as expected.
  • Debugging Common Issues:
    • Data not displaying: If your app isn’t showing data correctly, verify that the data source is properly connected and that the correct entity is selected.
    • Form submission errors: Ensure all required fields are filled out and that the form is properly connected to the data source.
    • Automation not triggering: Check Power Automate to ensure the flow is correctly set up and linked to your app’s triggers.

b. Publishing the App

Once you’re satisfied with your testing, you can publish the app for your organization. Here’s how:

  • Save and Publish:
    • Click the File menu and select Save to ensure your app is up to date.
    • After saving, select Publish to the web. This will make your app available to users within your organization.
  • Sharing the App:
    • After publishing, go to the Share option in the left-hand menu.
    • You can invite specific users or groups to access the app by entering their email addresses.
    • Define the permissions for each user (e.g., whether they can edit the app or only view it).
  • Testing on Devices:
    • Power Apps automatically adapts apps to different devices, such as phones and tablets. However, it’s a good idea to test the app on different devices to ensure that the layout is responsive and works well across platforms.
    • You can test the app directly on mobile devices by downloading the Power Apps mobile app from the Apple App Store or Google Play Store, logging in, and accessing your published app.

c. Updating the App After Publishing

  • Apps in Power Apps can be continuously improved. If you need to make changes after publishing, simply go back into the app editor, make your updates, and republish.
  • Users will receive the latest version of the app without needing to reinstall or manually update it

Guide to Optimizing SEO for Higher Website Rankings in Search Results

Posted on by Hoang The Canh

In the digital era, SEO (Search Engine Optimization) is an indispensable part of any business’s marketing strategy. Optimizing SEO helps your website appear higher on search results from Google and other search engines, attracting organic traffic and increasing conversion opportunities. With many years of experience in SEO, I will guide you from basic to advanced SEO techniques, with specific examples to make them easy to understand.

Cách chọn dịch vụ SEO Hosting phù hợp nhất để tối ưu SEO - 123HOST

Why SEO Optimization is Important for Your Website

  1. Increase organic traffic: Most users click on the top results on a search page. Optimizing SEO gives your website the chance to appear in those top positions.
  2. Boost trust and credibility: A high-ranking website is often perceived as more reliable by users.
  3. Save on advertising costs: SEO helps you attract traffic without paying for each click (PPC).
  4. Improve user experience: SEO optimization not only focuses on search engines but also improves the user experience, keeping visitors on your site longer.

SEO Techniques from Basic to Advanced

1. Keyword Research

Keyword research is the foundation of any successful SEO strategy. You need to identify the keywords that your potential customers are using when searching for products or services.

  • Example: If you own a sports shoe store, keywords to optimize for could be “men’s running shoes,” “buy running shoes,” or “gym shoes.” Tools like Google Keyword Planner or Ahrefs can help you analyze keyword search volumes and competition.

2. Content Optimization

Content remains “king” in SEO. However, it’s not just about creating engaging content; it also needs to be optimized for your primary and related keywords.

  • Example: If you’re writing about “how to choose running shoes,” make sure the keyword “choose running shoes” appears naturally in the title, H1, H2 tags, and throughout the content. Include related keywords like “best running shoes,” “men’s running shoes” to give Google a better understanding of your overall content.

3. Page Speed Optimization

Google prioritizes websites with fast loading speeds. Optimizing your website’s loading speed not only benefits SEO but also enhances the user experience.

  • Example: Use tools like Google PageSpeed Insights to check your site’s performance and follow the suggestions for improvement, such as optimizing images, enabling browser caching, or minimizing CSS and JavaScript.

4. Internal and External Linking

Internal linking helps users navigate your website more easily and helps Google understand your site’s structure. External links (backlinks) from reputable websites are essential for increasing your site’s credibility.

  • Example for internal links: If you have a blog post on “how to choose running shoes,” link it to other related articles like “best running shoes” or “Nike running shoes reviews.”
  • Example for backlinks: Collaborate with reputable blogs or websites to get backlinks. For instance, you could guest post on sports or fashion websites and include links back to your article.

5. On-page SEO Optimization

This involves optimizing elements on your website such as title tags, meta descriptions, heading tags (H1, H2…), and image alt text.

  • Example: When optimizing a title tag for a post about “running shoes,” the title could be “Top 10 Best Running Shoes of 2024,” and the meta description might be “Discover the top 10 best running shoes with affordable prices, perfect for both beginners and pros.” Ensure that the H1 tag includes the main keyword, such as “best running shoes.”

Advanced Techniques

6. Mobile SEO Optimization

Nowadays, a significant percentage of traffic comes from mobile devices. Google prioritizes websites that are mobile-friendly.

  • Example: Use Google’s Mobile-Friendly Test to check if your website is mobile-friendly. Ensure all content displays properly on small screens without users needing to zoom in or scroll horizontally.

7. Schema Markup Optimization

Schema markup helps Google better understand your content and can display additional information as Rich Snippets in search results.

  • Example: If you have a product page for running shoes, you can add schema markup to show details like price, ratings, and reviews directly in the search results. This can improve your click-through rate (CTR).

8. Local SEO Optimization

If your business offers services or products in a specific location, local SEO is essential. Make sure your business is listed on Google My Business and optimize your address, phone number, and business hours.

  • Example: A sports shoe store in Hanoi should optimize its Google My Business listing with keywords like “sports shoe store in Hanoi” and encourage customers to leave reviews to boost credibility.

9. Technical SEO Optimization

Technical SEO ensures that your site is easily crawled and indexed by Google. Key elements include optimizing your sitemap, robots.txt, and using HTTPS.

  • Example: Creating an XML sitemap helps Google understand the structure of your website and makes it easier to crawl. Make sure your site is using HTTPS to improve trustworthiness.

10. E-A-T Optimization (Expertise, Authoritativeness, Trustworthiness)

E-A-T is an important factor used by Google to assess the quality of a website. Demonstrating expertise, authority, and trustworthiness in your field is essential for high rankings.

  • Example: If you run a blog on running shoes, ensure that articles are written by experts in the field, regularly update the information, and provide accurate data to establish authority and build trust.

Conclusion

SEO optimization is an ongoing process that requires persistence and strategic thinking. By applying these techniques, from basic keyword research to advanced technical SEO and E-A-T optimization, you’ll have the chance to improve your website’s rankings and drive more organic traffic. The key is to constantly update and adjust your SEO strategy to keep up with Google’s evolving algorithms.

© 2015 - 2025 Scuti. All rights reserved.