Xin chào!

Tôi là Kakeya, đại diện Công ty Cổ phần Scuti.

Scuti – chúng tôi là đơn vị chuyên phát triển phần mềm offshore và lab-based tại Việt Nam, tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (Generative AI). Chúng tôi cung cấp các dịch vụ bao gồm phát triển và tư vấn toàn diện về AI tạo sinh. Gần đây, chúng tôi đã nhận được nhiều yêu cầu phát triển hệ thống tích hợp với AI tạo sinh, phản ánh nhu cầu ngày càng tăng về các giải pháp sáng tạo dựa trên AI.

Bạn có thường xuyên sao chép và dán thông tin cần thiết từ các tệp danh mục sản phẩm vào Excel bằng phương pháp thủ công không? Những công việc như vậy có thể được giảm bớt bằng công nghệ quét danh mục – Catalog Scanning (còn được gọi là OCR).

Thời gian và nỗ lực là những vấn đề lớn trong việc quét danh mục, nhưng những thách thức này có thể được giải quyết hiệu quả bằng cách chọn dịch vụ phù hợp.

Trong kỷ nguyên số hiện nay, việc số hóa danh mục và tài liệu là một phương tiện quan trọng để thúc đẩy chia sẻ và truy cập thông tin nhanh chóng. Đặc biệt, các dịch vụ quét có khả năng xử lý khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn là một sự giúp đỡ lớn đối với nhiều công ty.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các công nghệ và dịch vụ mới nhất trong việc quét danh mục và giải thích cách chúng có thể cải thiện hiệu suất kinh doanh.

---

Bối cảnh kinh doanh đòi hỏi việc quét danh mục

Nhu cầu quét theo ngành và bối cảnh của nó

Quét danh mục là cần thiết trong nhiều ngành công nghiệp. Mỗi ngành có bối cảnh riêng và lý do cho nhu cầu quét tăng cao.

◉ Sản xuất

Danh mục sản phẩm thường có khối lượng lớn, làm cho việc quét danh mục trở nên cần thiết để quản lý hiệu quả. Các công việc quét trở nên đặc biệt cần thiết trong các giai đoạn ra mắt sản phẩm mới hoặc cập nhật sản phẩm theo mùa.

◉ Bán lẻ 

Việc số hóa danh mục sản phẩm góp phần vào hiệu quả hoạt động của cửa hàng và quản lý hàng tồn kho. Trong ngành bán lẻ, nơi xử lý nhiều sản phẩm, việc chia sẻ thông tin nhanh chóng là rất quan trọng và danh mục số hóa hỗ trợ việc này.

◉ Xây dựng 

Cần quét danh mục vật liệu và thiết bị. Trong các dự án xây dựng, việc ra quyết định nhanh chóng là cần thiết và các danh mục đã quét cho phép truy cập thông tin ngay lập tức.

Vai trò của công nghệ quét danh mục trong việc cải thiện hiệu suất

Công nghệ quét danh mục đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất công việc.

Thông qua công nghệ quét, các danh mục giấy có thể được số hóa nhanh chóng. Điều này giúp giảm không gian lưu trữ vật lý và làm cho việc tìm kiếm và quản lý dễ dàng hơn, cải thiện đáng kể hiệu suất công việc.

Các công nghệ quét mới nhất cho phép quét tốc độ cao, giúp số hóa một lượng lớn danh mục trong thời gian ngắn. Điều này có thể loại bỏ các tác vụ nhập dữ liệu thủ công và giảm lỗi con người. Ngoài ra, bằng cách sử dụng công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR), nội dung của các danh mục đã quét có thể được trích xuất dưới dạng dữ liệu văn bản, nâng cao khả năng tìm kiếm.

Hơn nữa, công nghệ quét với tích hợp đám mây cũng đã phát triển. Các danh mục được số hóa có thể được lưu trữ ngay lập tức trên đám mây, cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời. Điều này giúp thông tin được chia sẻ và cộng tác một cách trơn tru, góp phần tăng tốc độ công việc.

Giải quyết vấn đề thông qua quét danh mục

Lựa chọn công nghệ quét để thúc đẩy hiệu quả

Để thực hiện việc quét danh mục hiệu quả, việc lựa chọn công nghệ quét phù hợp là điều cần thiết. Sự lựa chọn công nghệ quét không chỉ thúc đẩy hiệu quả công việc mà còn có tác động lớn đến việc giải quyết vấn đề.

◉ Tốc độ quét 

Để tăng hiệu quả công việc, cần chọn các máy quét tốc độ cao có thể quét một lượng lớn danh mục trong thời gian ngắn. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian làm việc, cho phép dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ khác.

◉ Chọn máy quét có độ phân giải cao 

Máy quét có độ phân giải cao có thể số hóa danh mục với chi tiết rõ ràng. Đặc biệt khi cần thông tin chi tiết, như trong danh mục sản phẩm, việc sử dụng máy quét có độ phân giải cao là điều không thể thiếu. Điều này đảm bảo khả năng nhìn rõ và sử dụng tốt của các danh mục đã được số hóa.

◉ Máy quét có chức năng OCR (Nhận dạng Ký tự Quang học) 

Chức năng OCR hiệu quả trong việc trích xuất thông tin văn bản. Với OCR, các danh mục đã quét có thể được nhận dạng tự động dưới dạng dữ liệu văn bản, giúp dễ dàng đăng ký và tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu. Điều này cho phép truy cập thông tin nhanh chóng, nâng cao hiệu quả công việc hơn nữa.

◉ Máy quét có tích hợp đám mây

 Bằng cách lưu dữ liệu quét vào đám mây, việc truy cập từ bất kỳ đâu trở nên khả thi, tạo điều kiện cho làm việc từ xa và chia sẻ trong nhóm. Điều này tăng cường tính linh hoạt trong công việc và thúc đẩy hiệu quả.

Phương pháp cụ thể để giảm thời gian và chi phí

Việc giảm thời gian và chi phí thông qua quét danh mục có thể đạt được bằng cách tích hợp các phương pháp cụ thể. Dưới đây là một số ví dụ:

◉ Tự động hóa công việc 

Tự động hóa các nhiệm vụ quét có thể giảm đáng kể thời gian và công sức liên quan đến công việc thủ công. Sử dụng các máy quét có chức năng nạp tự động cho phép quét nhiều danh mục cùng một lúc, tăng hiệu quả công việc. Ngoài ra, các chức năng quét liên tục cho phép xử lý một lượng lớn danh mục trong thời gian ngắn.

◉ Sử dụng dịch vụ đám mây 

Lưu trữ dữ liệu quét trên đám mây loại bỏ nhu cầu về không gian lưu trữ vật lý, dẫn đến giảm chi phí. Hơn nữa, sử dụng các dịch vụ đám mây cho phép truy cập dữ liệu từ các địa điểm xa, cải thiện hiệu quả công việc. Tích hợp đám mây đặc biệt hiệu quả trong xu hướng làm việc từ xa ngày càng tăng.

◉ Quản lý dữ liệu tập trung 

Bằng cách quản lý tập trung dữ liệu danh mục đã quét, khả năng tìm kiếm được nâng cao, cho phép truy cập nhanh chóng vào thông tin cần thiết. Điều này giảm thời gian tìm kiếm không cần thiết và cải thiện hiệu quả công việc. Việc triển khai phần mềm quản lý dữ liệu chuyên dụng giúp tổ chức và quản lý dữ liệu dễ dàng, đạt được giảm thời gian và chi phí.

◉ Tận dụng dịch vụ bên ngoài 

Việc thuê ngoài quét danh mục cho các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp có thể tiết kiệm tài nguyên nội bộ. Điều này giảm chi phí nhân công và đầu tư thiết bị liên quan đến các nhiệm vụ quét. Sử dụng dịch vụ bên ngoài cũng đảm bảo quét chất lượng cao bởi các chuyên gia có kỹ năng.

Các bước triển khai quét danh mục

Quy trình từ cài đặt ban đầu đến vận hành

Để triển khai hiệu quả việc quét danh mục, điều quan trọng là phải hiểu rõ quy trình từ cài đặt ban đầu đến vận hành. Dưới đây là các bước cụ thể:

◉ Lựa chọn và mua máy quét 

Chọn máy quét đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn có liên quan trực tiếp đến hiệu quả của các nhiệm vụ quét. Chọn các sản phẩm có các chức năng như quét tốc độ cao, quét độ phân giải cao và các tính năng OCR đáp ứng yêu cầu của công ty bạn.

◉ Cài đặt phần mềm 

Cài đặt phần mềm đi kèm với máy quét và bất kỳ phần mềm quản lý dữ liệu chuyên dụng nào, và thực hiện cài đặt ban đầu. Điều quan trọng là thiết lập đúng các vị trí lưu trữ dữ liệu, định dạng tệp, cài đặt OCR, v.v. Điều này đảm bảo quản lý dữ liệu suôn sẻ sau khi quét.

◉ Vận hành thử nghiệm 

Sử dụng một số lượng nhỏ danh mục để kiểm tra hoạt động của máy quét và phần mềm và xác định bất kỳ vấn đề nào. Ở giai đoạn này, xác nhận chất lượng quét, tốc độ và hiệu quả quản lý dữ liệu, và điều chỉnh cài đặt nếu cần thiết.

◉ Chuyển sang vận hành chính thức 

Dựa trên phản hồi nhận được từ vận hành thử nghiệm, tối ưu hóa các cài đặt của máy quét và phần mềm, và quét tất cả các danh mục. Tối đa hóa hiệu quả quét bằng cách sử dụng đầy đủ các chức năng nạp tự động và quét liên tục.

◉ Bảo trì định kỳ sau khi bắt đầu vận hành 

Thường xuyên vệ sinh máy quét và cập nhật phần mềm để đảm bảo hoạt động tối ưu. Ngoài ra, thường xuyên sao lưu dữ liệu đã quét để ngăn ngừa mất dữ liệu.

◉ Đo lường hiệu quả và cải thiện 

Đánh giá định kỳ hiệu quả của việc giới thiệu quét danh mục đối với hiệu suất công việc và thực hiện các biện pháp cải tiến khi cần thiết. Điều này đảm bảo cải thiện liên tục hiệu suất công việc.

Các điểm chính để lựa chọn dịch vụ đảm bảo thành công

Để triển khai thành công việc quét danh mục, điều quan trọng là phải chọn dịch vụ phù hợp. Dưới đây là các điểm chính cần xem xét khi lựa chọn dịch vụ:

◉ Xác minh độ tin cậy của nhà cung cấp dịch vụ 

Các công ty đáng tin cậy có thành tích mạnh và đánh giá cao từ khách hàng, cung cấp dịch vụ ổn định. Kiểm tra đánh giá và lời chứng thực trước để chọn đối tác đáng tin cậy.

◉ Kiểm tra các tính năng và chi tiết dịch vụ được cung cấp 

Đảm bảo rằng dịch vụ cung cấp các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn, chẳng hạn như quét tốc độ cao, chức năng OCR và tích hợp đám mây. Ngoài ra, điều quan trọng là xác nhận liệu hệ thống hỗ trợ trước và sau khi triển khai có được thiết lập tốt hay không. Điều này đảm bảo giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề có thể phát sinh trong quá trình giới thiệu hoặc vận hành.

◉ Hiệu suất chi phí 

Dịch vụ quét bao gồm chi phí ban đầu và chi phí hoạt động, vì vậy hãy xác nhận rằng các chi phí này phù hợp với ngân sách của bạn. Ngay cả khi một dịch vụ rẻ tiền, chất lượng hoặc hỗ trợ không đủ có thể dẫn đến chi phí tăng lên. Do đó, đánh giá tổng thể hiệu suất chi phí một cách toàn diện.

◉ Tính linh hoạt trong tùy chỉnh 

Nếu dịch vụ có thể tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của công ty bạn, nó có thể được sử dụng hiệu quả hơn. Ví dụ, việc chọn dịch vụ cho phép xuất dữ liệu theo định dạng cụ thể hoặc cài đặt quét phù hợp với quy trình công việc cụ thể sẽ có lợi.

◉ Sự sẵn có của thời gian dùng thử 

Việc sử dụng thời gian dùng thử cho phép bạn trải nghiệm dịch vụ trực tiếp và xác minh các tính năng cũng như tính dễ sử dụng của nó. Phản hồi thu được trong thời gian này có thể là cơ sở để quyết định triển khai toàn diện.

Tóm lại, để thành công trong việc quét danh mục, việc lựa chọn một công ty đáng tin cậy, kiểm tra kỹ lưỡng các tính năng và chi tiết dịch vụ được cung cấp, đánh giá hiệu suất chi phí, đảm bảo tính linh hoạt trong tùy chỉnh và tận dụng thời gian dùng thử là rất quan trọng. Bằng cách tập trung vào các điểm này, bạn có thể chọn dịch vụ quét tối ưu cho công ty mình và đạt được hiệu quả công việc được cải thiện.

Greetings,

I am Kakeya, the representative of Scuti Jsc.

At Scuti, we specialize in offshore and lab-based development in Vietnam, leveraging the power of generative AI. Our services include not only development but also comprehensive generative AI consulting. Recently, we have been privileged to receive numerous requests for system development integrated with generative AI, reflecting the growing demand for innovative AI-driven solutions.

Are you frequently copying and pasting necessary information from product catalog files into Excel manually? Such tasks can be alleviated by catalog scanning (also known as OCR).

Time and effort are significant issues in catalog scanning, but these challenges can be efficiently resolved by selecting the appropriate service.

In today’s digital era, the digitization of catalogs and documents is a crucial means to promote quick information sharing and access. Especially, scanning services capable of processing a large volume of documents in a short time are a great help to many companies.

In this article, we will introduce the latest technologies and services in catalog scanning and explain how they can improve business efficiency.

---

Business Background Requiring Catalog Scanning

Demand for Scanning by Industry and Its Background

Catalog scanning is required in many industries. Each industry has its unique background and reasons for increasing scanning demand.

◉ Manufacturing 

Product catalogs often reach an enormous volume, making catalog scanning essential for efficient management. Scanning tasks become particularly necessary during new product launches or seasonal product updates.

◉ Retail 

Digitization of product catalogs contributes to the efficiency of store operations and inventory management. In retail, which deals with a variety of products, quick information sharing is crucial, and digitalized catalogs support this realization.

◉ Construction 

Catalog scanning for materials and equipment is necessary. In construction projects, quick decision-making is required, and scanned catalogs enable immediate access to information.

The Role of Scanning Technology in Efficiency Improvement

Catalog scanning technology plays an important role in improving business efficiency.

Through scanning technology, paper catalogs can be quickly digitized. This reduces physical storage space and makes searching and managing easier, greatly improving work efficiency.

The latest scanning technologies enable high-speed scanning, allowing a large volume of catalogs to be digitized in a short time. This can eliminate manual data entry tasks and reduce human errors. Additionally, by utilizing Optical Character Recognition (OCR) technology, the contents of scanned catalogs can be extracted as text data, enhancing searchability.

Furthermore, scanning technology with cloud integration has also evolved. Digitized catalogs can be immediately stored in the cloud, allowing multiple users to access them simultaneously. This facilitates smooth information sharing and collaboration, contributing to faster business operations.

Problem Solving through Catalog Scanning

Selecting Scanning Technology to Promote Efficiency

To perform catalog scanning effectively, it is essential to select the appropriate scanning technology. The choice of scanning technology not only promotes business efficiency but also significantly impacts problem-solving.

◉ Scanning Speed 

To increase business efficiency, it is necessary to choose high-speed scanners that can scan large volumes of catalogs in a short time. This significantly reduces working time, allowing more time for other tasks.

◉ Choosing High-Resolution Scanners 

High-resolution scanners can digitize catalogs with clear detail. Especially when detailed information is required, such as in product catalogs, using high-resolution scanners is indispensable. This ensures high visibility and usability of the digitized catalogs.

◉ Scanners with OCR (Optical Character Recognition) Functionality 

OCR functionality is effective for extracting textual information. With OCR, scanned catalogs can be automatically recognized as text data, making database registration and searching easier. This allows for quick access to information, further enhancing business efficiency.

◉ Scanners with Cloud Integration 

By saving scanned data to the cloud, access from anywhere becomes possible, facilitating remote work and team sharing. This increases business flexibility and promotes efficiency.

Specific Methods for Reducing Time and Cost

Time and cost reduction through catalog scanning can be achieved by incorporating specific methods. Here are some examples:

◉ Automation of Tasks 

Automating scanning tasks can significantly reduce the time and effort associated with manual work. Using scanners with automatic feed functions allows multiple catalogs to be scanned at once, increasing work efficiency. Additionally, continuous scanning functions enable large volumes of catalogs to be processed in a short time.

◉ Utilizing Cloud Services 

Saving scanned data on the cloud eliminates the need for physical storage space, leading to cost reductions. Furthermore, using cloud services allows data access from remote locations, improving work efficiency. Cloud integration is particularly effective in the growing trend of remote work.

◉ Centralized Data Management 

By centrally managing scanned catalog data, searchability is enhanced, allowing quick access to necessary information. This reduces unnecessary search time and improves work efficiency. Implementing specialized data management software facilitates the organization and management of data, achieving time and cost reductions.

◉ Leveraging External Services 

Outsourcing catalog scanning to specialized external vendors can save internal resources. This reduces labor costs and equipment investment associated with scanning tasks. Utilizing external services also ensures high-quality scanning by skilled professionals.

Steps to Implement Catalog Scanning

Process from Initial Setup to Operation

To effectively implement catalog scanning, it is crucial to thoroughly understand the process from initial setup to operation. Here are the specific steps:

◉ Selection and Purchase of Scanners 

Choosing a scanner that meets your business needs is directly linked to the efficiency of scanning tasks. Select products with functions such as high-speed scanning, high-resolution scanning, and OCR features that meet your company’s requirements.

◉ Software Setup 

Install the software that comes with the scanner and any dedicated data management software, and perform the initial setup. It is important to properly set data storage locations, file formats, OCR settings, and more. This ensures smooth data management after scanning.

◉ Test Operation 

Use a small number of catalogs to check the operation of the scanner and software and identify any issues. At this stage, confirm the scanning quality, speed, and efficiency of data management, and adjust settings as necessary.

◉ Transition to Full Operation 

Based on the feedback obtained from the test operation, optimize the settings of the scanner and software, and scan all catalogs. Maximize scanning efficiency by fully utilizing automatic feed and continuous scanning functions.

◉ Regular Maintenance Post-Operation Start 

Regularly clean the scanner and update the software to ensure optimal operation. Additionally, regularly back up scanned data to prevent data loss.

◉ Effect Measurement and Improvement 

Periodically evaluate the effects of introducing catalog scanning on business efficiency and take corrective actions as needed. This ensures continuous improvement in business efficiency.

Key Points for Choosing a Service to Ensure Success

To successfully implement catalog scanning, it is crucial to select the appropriate service. Here are the key points to consider when choosing a service:

◉ Verify the Reliability of the Service Provider 

Reliable companies have a strong track record and high customer ratings, providing stable services. Check reviews and testimonials in advance to choose a trustworthy partner.

◉ Check the Features and Service Details Provided 

Ensure the service offers the necessary features to meet your company’s needs, such as high-speed scanning, OCR functionality, and cloud integration. Additionally, it is important to confirm whether the support system before and after implementation is well-established. This ensures quick resolution of any issues that may arise during introduction or operation.

◉ Cost Performance 

Scanning services involve initial and running costs, so confirm that these fit within your budget. Even if a service is inexpensive, inadequate quality or support can lead to increased costs. Therefore, evaluate the overall cost performance comprehensively.

◉ Flexibility in Customization 

If the service can be customized to meet your company’s specific needs, it can be used more effectively. For example, choosing a service that allows data output in specific formats or scanning settings tailored to particular workflows would be beneficial.

◉ Availability of a Trial Period 

Utilizing a trial period allows you to experience the service firsthand and verify its features and usability. The feedback obtained during this period can serve as a basis for deciding on full-scale implementation.

In summary, the success of catalog scanning depends on selecting a reliable company, thoroughly checking the provided features and service details, evaluating cost performance, ensuring customization flexibility, and utilizing a trial period. By focusing on these points, you can choose the optimal scanning service for your company and achieve improved business efficiency.